Dokumentowanie transakcji dla celów VAT

Podstawowym dokumentem potwierdzającym dokonanie sprzedaży towarów lub świadczenia usług jest faktura VAT.

Ustawa o podatku od towarów i usług a dokładnie art. 2 pkt 31 ustawy o VAT definiuje fakturę jako dokument w formie papierowej lub w formie elektronicznej zawierający dane wymagane ustawą i przepisami wydanymi na jej podstawie. Obowiązek wystawiania faktur VAT dotyczy głównie podatników VAT czynnych w celu dokumentowania dokonanych transakcji z podmiotami gospodarczymi. W obecnym stanie prawnym każdy podatnik (również ten zwolniony z VAT) może a są sytuacje że musi wystawić fakturę.

Wykaz danych jakie powinna zawierać faktura określa art. 106e ustawy o VAT. Ustawa o VAT reguluje również terminy w jakich powinna być wystawiona faktura. Zasadniczo wystawia się ją nie później niż 15 dnia miesiąca następującego po miesiącu, w którym dokonano dostawy towarów lub wykonano usługę. Przy czym faktury nie mogą być wystawione wcześniej niż 30 dnia przed dokonaniem dostawy towaru lub wykonaniem usługi. Biuro rachunkowe Paweł Mańka przestrzega jednak iż są czynności gdzie termin wystawienia faktury został przez ustawodawcę uregulowany w sposób szczególny i tak na przykład w przypadku usług budowlanych lub budowlano montażowych fakturę wystawia się nie później niż 30 dnia od dnia wykonania usługi. Inne terminy są również w przypadku dostawy książek drukowanych, dostawy energii elektrycznej, cieplnej lub chłodniczej czy świadczenia usług telekomunikacyjnych. Biuro rachunkowe Paweł Mańka przestrzega iż jeśli podatnik nie ma obowiązku wystawienia faktury dokumentującej daną czynność jednakże nabywca zgłosi żądane wystawienia takiej faktury w terminie 3 miesięcy, licząc od końca miesiąca, w którym dostarczono towar lub wykonano usługę bądź otrzymano całość lub część zapłaty – istnieje obowiązek jej wystawienia zarówno w przypadku wykonanej czynności, jak i otrzymanej przez podatnika zaliczki.